Assistant Legal | Utrecht | 32 - 40 uur
Onze opdrachtgever is een wereldwijd opererend beursgenoteerd industrieel technologiebedrijf met fabrieken over de hele wereld. Vanuit het hoofdkantoor in Utrecht verzorgen ze – onder andere – juridische ondersteuning aan de diverse bedrijfsonderdelen wereldwijd.
Functieomschrijving:
Wij zijn op zoek naar een gedreven Legal assistent (corporate) om het juridische team van 8 collega’s in Nederland en 4 in het buitenland te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het documenteren van juridische stukken, het onderhouden en optimaliseren van de digitale juridische systemen en de juiste toegangsrechten tot die systemen verschaffen aan collega’s wereldwijd.
Wat ga je in grote lijnen doen?
- beheren, user management en het up-to-date houden van het corporate entity management systeem (Legisway Essentials), zoals:
o het documenteren van de bedrijfsgegevens en documenten van de groepsbedrijven
o relevante documentatie en deadlines met betrekking tot M&A transacties verwerken
- beheren van het wereldwijde e-learning systeem (Aalberts academy)
- beheren van de Teams en Sharepoint omgeving van het legal team
- verzamelen van gebruikersfeedback en doorvoeren van verbeteringen met leveranciers
- zorgen voor een consistente en gebruiksvriendelijke ervaring binnen de systemen
- users van de systemen onboarden en helpen bij problemen met de systemen
En daarnaast bn je verantwoordelijk voor het:
- plannen van de maandelijkse Teams meetings van het Legal & Governance Team
- organiseren van de halfjaarlijkse fysieke meetings van het Legal & Governance Team
- maken van de agenda, minutes en actiepunten
- boeken van vluchten, hotels en restaurants
Gebruikersmanagement omvat bijvoorbeeld:
- Nieuwe collega’s toegang geven tot de relevante systemen (zoals Legisway Essentials en het e-learningsysteem.
- Zorgen dat de gebruikers de juiste toegangsrechten hebben en dit zo nodig aanpassen.
- Gebruikers (op weg) helpen indien ze problemen ervaren bij het gebruik van de juridische platformen.
Brede ondersteuning aan het Governance Team:
- Helpen met het plannen van de maandelijkse vergaderingen van het Governance Team.
- Bijwerken van het Teams-portaal.
- Boeken van vluchten, enzovoort.
Wat zoeken wij?
- MBO/HBO niveau
- minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een administratieve (voorkeur; legal) functie
- ervaring met corporate entity management systemen (Legisway Essentials / Effacts)
- bij voorkeur ervaring met e-learning platforms
- goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal
- goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- proactieve en oplossingsgerichte instelling met een goede dosis humor
- analytische vaardigheden en oog voor detail (zorgvuldig en gestructureerd)
- vermogen om zelfstandig te werken en om effectief samen te werken binnen een team
Wij bieden:
- een uitstekend salaris met goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een woon werk NS abonnement 1e klas.
- een uitdagende en afwisselende functie met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden
- een leuk team met gedreven juristen (die ook graag veel plezier maken in het werk)
- een innovatief hoofdkantoor waar veel ruimte is voor initiatieven:
- een werkomgeving op de 18e verdieping van het WTC naast Utrecht CS met een adembenemend uitzicht:
Interesse?
Herken jij jezelf in dit profiel en wil jij bijdragen aan het succes van onze opdrachtgever?
Diversiteit en inclusiviteit:
Wij vinden het belangrijk om te benoemen dat wij iedereen een werkomgeving willen bieden waarin iedereen gelijke kansen heeft, los van afkomst en achtergrond. In dat kader moedigen wij mensen van alle oriëntaties en achtergronden aan om te reageren op deze vacature - ook als je niet expliciet aan alle functiewensen voldoet. Ben jij enthousiast geworden van deze vacature? Druk op de 'solliciteer direct' knop; dan komen wij snel met elkaar in contact. Tot dan!
Onze opdrachtgever is een wereldwijd opererend beursgenoteerd technologiebedrijf. Vanuit het kantoor in Utrecht leveren ze juridische ondersteuning aan de diverse bedrijfsdivisies wereldwijd.
