Vacatures

Coördinator Secretary Team 32-40 uur

Aantal uur: 32-40 uur

Voor een Internationaal advocatenkantoor met meerdere vestigingen door Nederland, zijn we voor de vestiging in Amsterdam op zoek naar een Coördinator Secretary Team. Als coördinator ondersteun je de manager Office Support om het team ondersteuners naar een hoger niveau te brengen. Dit doe je door het team onder andere te motiveren door het stellen van heldere doelen en hierover in gesprek te zijn. Tevens heb je nauw contact en regelmatig overleg met de diverse afdelingen. Door regelmatige afstemming met de praktijk, zorg je voor de perfecte aansluiting tussen de praktijk en het team, je bent hierin een belangrijke schakel.

Over de functie
Als coördinator heb je geen hiërarchische leidinggevende rol, maar ben je onder andere wel verantwoordelijk voor:

  • De continuïteit van de bezetten; het coördineren van de dagelijkse bezetting en de vakantieplanning van het secretaresse-team;
  • Het toezien op evenredige werkdruk en zo nodig (her)verdelen van werk in het team;
  • Het inplannen van de flexwerkers en het goedkeuren van de urenstaten;
  • Het zorgdragen voor een optimale dienstverlening aan fee-earners en cliënten;
  • Het coördineren van het standaardiseren van werkzaamheden en implementatie van nieuwe werkafspraken en procedures;
  • Het fungeren als aanspreekpunt voor het secretaresse-team en de fee-earners;
  • Het signaleren van problemen en actief meedenken aan oplossingen;
  • Het voeren van POP- en evaluatiegesprekken;
  • Het leveren van input aan de Manager Office Support t.b.v. de jaarlijkse beoordelingen;
  • Het werven en selecteren van nieuwe collega's voor het secretaresse-team in samenwerking met HR;
  • Het inwerken van nieuwe collega's; 

Vaardigheden
Ben jij in staat anderen te motiveren tot de gewenste verandering en om tot het gewenste gedrag te komen?  Ben jij bereid om zelf actief bij te springen en mee te werken in de praktijkondersteuning? Denk hierbij onder andere aan agendabeheer, bewaken van deadlines en actiepunten en het verwerken van correspondentie.

Daarnaast:

  • Beschik je over een HBO-werk en denkniveau;
  • Ervaring als juridisch secretaresse en ervaring in een aansturende rol binnen het secretariaat is een pré;
  • Je bent communicatief zeer vaardig, hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal en je bent in staat om snel te schakelen tussen de verschillende niveaus.
  • Je hebt een natuurlijke Senior uitstraling en overtuigingskracht;
  • Je bent organisatiesensitief en hebt een goed gevoel voor zakelijke verhoudingen en tact;
  • Je hebt een servicegerichte houding en dat straal je ook uit naar collega's en cliënten;
  • Je bent oplossingsgericht en kan denken in oplossingen;
  • Je bent representatief en beschikt over uitstekende kennis van de MS Office programma's. 

Wat kunnen wij jou bieden?
Een marktconform salaris aangepast op jouw werkervaring en opleidingsniveau en goede secundaire arbeidsvoorwaarden (waaronder uitgebreide opleidings- en trainingsmogelijkheden). Er is geen parkeergelegenheid, maar het kantoor is zeer goed bereikbaar met het OV.

Wij van Local Legal nemen alle tijd om eventuele vragen te beantwoorden via 020-6461327.

Pak jij deze kans met beide handen aan? Stuur dan nu je CV naar amsterdam@local-legal.nl of bel naar 020-6461327.


Solliciteer op deze vacature