Legal Assistent | Utrecht | 32 - 40 uur
Onze opdrachtgever is een wereldwijd opererend beursgenoteerd technologiebedrijf. Vanuit het kantoor in Utrecht leveren ze juridische ondersteuning aan de diverse bedrijfsdivisies wereldwijd.
Functieomschrijving:
Wij zijn op zoek naar een gedreven Legal Administration and Systems Assistent om het juridische team te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het documenteren van juridische stukken, het onderhouden en optimaliseren van de digitale systemen die door het legal team gebruikt worden en de juiste toegangsrechten tot die systemen verschaffen aan collega’s. Jij zorgt ervoor dat de juridische kennis altijd up-to-date en toegankelijk is voor alle medewerkers.
Wat ga je in grote lijnen doen?
- Het documenteren van informatie/documenten betreffende verschillende entiteiten.
- Beheren van gebruikersmanagement en het up-to-date houden van de verschillende (digitale) juridische systemen.
- Onderhouden en optimaliseren van Legisway Essentials van A tot Z.
- Verzamelen van gebruikersfeedback en doorvoeren van verbeteringen. Dit betekent, zo nodig, ook het contact met de aanbieders van de verschillende juridische systemen/platformen.
- Zorgen voor een consistente en gebruiksvriendelijke ervaring binnen de systemen.
- Brede ondersteuning bieden aan het Governance Team.
- Op de hoogte blijven van de laatste trends en ontwikkelingen op het gebied van juridische kennismanagement.
In detail:
Documentatie in het corporate management systeem: Ervoor zorgen dat alle documenten van de verschillende juridische entiteiten nauwkeurig worden gedocumenteerd. Dit omvat bijvoorbeeld:
- Het opnemen van periodieke juridische besluiten en goedkeuringen in Legisway Essentials
- Zorgen dat bij de aankoop of verkoop van een bedrijf dat alle relevante documentatie met betrekking tot die transactie correct worden verwerkt.
- Controleren of de ‘documentenbibliotheek’ nog up-to-date is.
- Gebruikersbeheer (binnen het management systeem en de academy)
- Geef de juiste personen de juiste toegangsrechten, zowel binnen het management systeem als in de academy.
Gebruikersmanagement omvat bijvoorbeeld:
- Nieuwe collega’s toegang geven tot de relevante systemen (zoals Legisway Essentials en het e-learningsysteem.
- Zorgen dat de gebruikers de juiste toegangsrechten hebben en dit zo nodig aanpassen.
- Gebruikers (op weg) helpen indien ze problemen ervaren bij het gebruik van de juridische platformen.
Brede ondersteuning aan het Governance Team:
- Helpen met het plannen van de maandelijkse vergaderingen van het Governance Team.
- Bijwerken van het Teams-portaal.
- Boeken van vluchten, enzovoort.
Wat zoeken wij?
- MBO/HBO niveau
- Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een administratieve legal functie (bij voorkeur in een legal functie)
- Ervaring met kennismanagementsystemen, bij voorkeur met e-learning platforms en Legisway Essenta;s zou helemaal geweldig zijn.
- Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Proactieve en oplossingsgerichte instelling met een goede dosis humor.
- Analytische vaardigheden en oog voor detail (zorgvuldig en gestrcutureerd)
- Vermogen om zelfstandig te werken en tegelijkertijd effectief samen te werken binnen een team.
Wij bieden:
- Een uitdagende en afwisselende functie binnen een dynamisch en professioneel team.
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden.
- Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Een inspirerende werkomgeving op grote hoogte in hartje Utrecht.
Interesse?
Herken jij jezelf in dit profiel en wil jij bijdragen aan het succes van onze opdrachtgever?
Diversiteit en inclusiviteit:
Wij vinden het belangrijk om te benoemen dat wij iedereen een werkomgeving willen bieden waarin iedereen gelijke kansen heeft, los van afkomst en achtergrond. In dat kader moedigen wij mensen van alle oriëntaties en achtergronden aan om te reageren op deze vacature - ook als je niet expliciet aan alle functiewensen voldoet. Ben jij enthousiast geworden van deze vacature? Druk op de 'solliciteer direct' knop; dan komen wij snel met elkaar in contact. Tot dan!
